Concept verslag van de Algemene Ledenvergadering van Dorpsbelang Witteveen d.d. 28-03 2018

Aanwezig: 32 bewoners hebben de presentielijst getekend. De presentielijst is op te vragen bij de secretaris Yvon Veldhoen

  1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda
  • Liesbeth Langen opent de vergadering en heet iedereen welkom.
  • Berichten van verhindering van penningmeester Patricia Keizer, Henk van Garrel en bestuurslid Sylvia Keizers (ziek).
  • Op 1 september organiseert DBW een Umkiek dorpsbarbecue op het dorpsplein voor alle inwoners als start van het nieuwe (school)seizoen (Ilse, Kim, Jannie, Renda, Josina en Roos).
  • Op uitnodiging van DBW zijn burgemeester Mieke Damstra, wethouder Dennis Bouwman en contactambtenaar Tinka Neutel op 4 april as op werkbezoek om zich uitgebreid te laten informeren over alle zaken met betrekking tot de landelijke en Europese dorpsvernieuwingsprijs.
  • Naast deze geplande afspraak is door de burgemeester een oproep gedaan aan alle dorpen om te laten zien waarom inwoners trots zijn op hun dorp! Zij zal dan 1-3 uur in dat dorp op bezoek komen. Dus, wilt u graag uw activiteiten onder de aandacht brengen bij de burgemeester, laten zien waar jullie club, verenigingen of stichting mee bezig is meld dit dan rechtstreeks bij contactambtenaar Tinka Neutel of bij DBW.
  • De agenda wordt vastgesteld na toevoeging van agendapunt 8.I ‘Rabo projectenfonds’.
  1. Vaststellen concept notulen ALV 5 april 2017

Er zijn geen vragen of opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

  1. Financieel jaarverslag 2017

Met dank aan Patricia voor de voorbereiding licht Liesbeth de financiën toe.

Het financieel verslag is te zien op de power point en ligt op de tafels.

Er zijn 6 rekeningen: 2 voor DBW (betaal- en spaarrekening), 2 voor Enjoy (betaal- en spaarrekening) en 2 voor Naoberkracht (betaal- en spaarrekening). Voor de rekening van Naoberkracht is de rekening van Enjoy gebruikt, dat budget is over geplaatst naar de rekening van Dorpsbelang. Karel Roos merkt op dat de hoeveelheid aan rekeningen veel extra kosten oplevert en dat dat goedkoper moet kunnen.

Voor wat betreft het resultaat over 2017 wordt uitgelegd dat het boekjaar bij de bank eerder sloot dan op 31 december waardoor er meer geld op de rekening lijkt te staan op 31 december dan er in werkelijkheid was.

Dit verslagjaar is een bestemming gegeven aan het prijzengeld van de ‘Nationale verkeersveiligheidsprijs 2014’. Dit bedrag is met de Broekstreek gedeeld 2500,- waarna er 350,- aan het bezoek van de jeugd aan Auschwitz is besteed. De resterende 900,- is geïnvesteerd in de dorpsview. Ook het prijzengeld van de P10 (wat ons bijna letterlijk in de schoot is geworpen na een snelle actie van Harm, Jannie, Liesbeth en Roos) ‘de Henk Aalderinkprijs’, 2500,- is geïnvesteerd in de dorpsview.

Sipke vraagt waarom de gelden voor de OOD niet zijn gebruikt. Het vermoeden is dat de gemaakte kosten wellicht bij Naoberkracht zijn ondergebracht. Dit zal aan de penningmeester worden voorgelegd en worden teruggekoppeld aan Sip.

De vergadering:

  • Adviseert het bestuur van DBW dringend om vanuit het oogpunt van besparing het aantal rekeningen terug te brengen en eventueel over te stappen naar de Regiobank
  • Besluit de gelden, gereserveerd voor de Hobbyclub, toe te voegen aan ‘kinderactiviteiten’.
  1. Verslag kascontrolecommissie

Met de complimenten van de kascontrolecommissie bestaande uit Els den Os en Ryan Schepers wordt decharge verleend aan de penningmeester.

 

  1. Verkiezing lid kascontrolecommissie

Op de vraag van Ryan of Anke H. nu zij verhuisd is volgend jaar lid kan zijn van de kascontrolecommissie antwoord Yvon dat in de statuten staat dat een lid van DBW in Witteveen of omgeving moet wonen, er zijn dus geen statutaire belemmeringen.

Aftredend uit de kascontrolecommissie is Els den Os, Anke Huisman neemt haar plaats in.

  • De vergadering besluit Jans Boertien tot nieuw reservelid te benoemen.

 

  1. Bestuursverkiezing

De vergadering besluit:

  • De aftredende bestuursleden Yvon Veldhoen en Sylvia Keizers te herbenoemen
  • Het voorgedragen bestuurslid Cora Prijs te benoemen

 

  1. Bestuur Tille met toelichting op de stand van zaken

Voor de presentatie verwijst DBW naar de elders in S&O en op de site bijgevoegde power point presentatie van de Tille. Daarin is alles te lezen over het reilen en zeilen van de Tille. Zoals gratis uitleen aan donateurs van tafels & stoelen, maar ook de gerealiseerde afspraken over beheer met de gemeente nu en in de (nabije) toekomst, verhuur en investeringen in de Tille, activiteiten en de schade door wateroverlast en inbraak. Overigens, er wordt geen cash geld meer in de Tille bewaard!

Paul Mooren heeft  deze ter vergadering toegelicht.

Er zijn een aantal vragen en opmerkingen:

  • Dina merkt op dat er problemen zijn met de verwarming van de gymzaal; Paul en Jannie antwoorden dat dit op orde komt, er wordt aan gewerkt.
  • Dina vraagt of er inmiddels afspraken zijn met de gemeente over eventuele overname beheer gymzaal. Paul antwoord dat dit onderdeel is van de evaluatie met de gemeente, maar dat dit wel een mooie optie zou zijn, omdat daarmee o.a. vervanging van apparatuur niet ten laste komt van de Tille maar in een totaalprogramma vanuit de gemeente kan worden gefinancierd.
  • Jeannette de B. vraagt of er aan de straat een bord mag worden geplaatst met ‘open, koffie, soep, tosti’ wanneer de dorpshuiskamer open is. Volgens Paul is dit wel mogelijk.
  • Er is inmiddels 90% van de ruimten verhuurd (conform planning). Er zijn nog gesprekken gaande met geïnteresseerden voor de laatste 10%.
  • Samen met de andere dorpshuizen in Drenthe wordt gekeken naar een manier om ook zonnepanelen of warmtepompen gezamenlijk aan te schaffen. Dit staat echter nog in de kinderschoenen.
  • Ryan wijst op de kwetsbaarheid beheerstaak van de Tille die volledig door Jannie (uitstekend) beheerd wordt. Paul antwoord dat dit de aandacht heeft van het bestuur en zij hierover in gesprek zijn met elkaar.
  • Dina merkt op erg content te zijn met het gehouden gebruikersoverleg.
  • Jeannette de B. vraagt of er jaarlijks op de ALV van DBW een toelichting kan worden gegeven door de Tille over het afgelopen jaar. Paul antwoord dat de Tille van plan is driejaarlijks op de site en S&O eea te publiceren. De vergadering is instemmend over de opmerkingen van Henk K. en Koos dat zij blij zijn met deze informatie van het stichtingsbestuur. Paul wordt door Liesbeth bedankt.

 

  1. Bestuur van de lustrumfeestcommissie met toelichting op het financieel verslag

In de jaarvergadering van 2017 bleek dat het ‘goed gebruik is’ dat de lustrumcommissie kort financiële verantwoording aflegt over het afgelopen lustrumfeest. Hiervan waren bestuur DBW en Stichtingsbestuur Lustrumfeest niet op de hoogte. Daarvoor krijgen zij nu de gelegenheid

Naar aanleiding van een vraag van Koos licht Roos toe dat ook door DBW de statuten van de stichting Lustrumfeest zijn bekeken en er nergens sprake is van overname bestuursfuncties van lustrumbestuursleden naar DBW leden in de periode dat er geen nieuwe lustrumcie. benoemd is.

Met andere woorden, de voorzitter Elly Kamsteeg en penningmeester Jans Boertien van de stichting lustrumfeest blijven tot die tijd in functie. Volgend jaar zal er een nieuwe lustrumcommissie (95 jaar Witteveen!) benoemd worden.

Jans Boertien verteld dat er 3700 op het saldo van de stichting is ingeteerd, het eindsaldo bedraagt 5600. Dit is veroorzaakt doordat er (ten opzichte van 5 jaar geleden) een duurdere tent en band zijn gehuurd. Daarnaast zijn de Highlandgames georganiseerd door extern bedrijf. De commissie heeft er bewust voor gekozen geen sponsering te vragen van Witteveense bedrijven.

Naar aanleiding van vragen wordt door DBW opgemerkt dat bij de installering van de nieuwe commissie even stil moet worden gestaan bij keuzes die de huidige commissie heeft gemaakt en bepalen of deze wel of niet in het draaiboek moeten worden opgenomen.

 

8.I ter vergadering toegevoegd agendapunt Rabo projectenfonds

Karel Roos verteld dat na samenvoeging met ‘het Drentse land’ de mogelijkheid is ontstaan voor vereniging en stichtingen een beroep te doen op de Rabobank Clubkas Campagne. Niet de bank maar de leden van de bank bepalen in september welke vereniging of stichting max 1500 euro verdient. In 2018 is hiervoor 2 ton te verdelen.

Daarnaast bestaan ook nog steeds de Rabofondsen ‘stimuleringsfonds’ en ‘donatiefonds’.

Nadere informatie vind u via www.rabo.nl/hdl/donaties

DBW zal zich gaan oriënteren op de mogelijkheden van de Clubkas Campagne voor Witteveen.

 

PAUZE

Er wordt gewezen op het rookverbod onder de overkapping bij de voordeur.

 

  1. Jaarverslag en jaarplan 2018-2019

Liesbeth geeft aan dat dit jaar het jaarverslag van 2017 en het jaarplan van 2018 in 1 document zijn ondergebracht en hoopt dat daardoor verantwoording en plannen van DBW inzichtelijker zijn geworden. De stukken zijn gepubliceerd in S&O en op de site en liggen ter plekke ter inzage. DBW heeft er 3 bespreekpunten uitgehaald; besteding landelijke dorpsvernieuwingsprijs; Naoberkracht en het activeren van de dorpsview & Europese dorpsvernieuwingsprijs. Over alle andere zaken krijgt de vergadering nu eerst het woord.

Nav ‘Algemene dorpszaken’:

  • Sipke: In de tekst moet worden aangepast dat de gele route van SBB is.
  • Sipke: Houd svp bij lopen van het ommetje in de landerijen de honden aan de lijn!
  • Ryan: verdwaalde onlangs omdat zij de route tegengesteld liep en de bewegwijzering naar slechts 1 kant staat
  • Koos: vraagt aan DBW te kijken naar eventuele parkeerproblemen bij start gele route. Dit wordt door de werkgroep Groen bekeken in samenspraak met SBB.

Nav ‘Kind en Jeugd’:

  • Jolanda: ondersteunt het initiatief van DBW voor kinderactiviteiten. Er wordt besloten dat DBW het initiatief neemt tot het bijeen roepen van mensen die deze activiteiten organiseren om alles te inventariseren en diverse budgetten beter te kunnen stroomlijnen. Ook (de penningmeester van) de Tille wordt hierbij betrokken.

Nav ‘goede en snelle communicatiemogelijkheden’:

  • Henk K.: complimenteert de gestroomlijnde website. Mooi dat alles nu is samengevoegd. Hij vraagt of het mogelijk is dat ‘de knoppen’ naar boven kunnen worden geplaatst. DBW zal dit bekijken. De complimenten worden overgebracht aan Patricia K. voor de ombouw en aan Jitske voor het onderhoud.

Bespreekpunt DBW: ‘besteding landelijke dorpsvernieuwingsprijs’

Er zijn in het totaal 6 voorstellen binnen gekomen voor de besteding van de prijs. DBW heeft eea bekeken en is soms met de indiener in overleg gegaan.

  • Idee Hennie Boertien: aanschaf duofiets.

DBW Liesbeth: aanschafkosten nieuw 7500, demonstratiemodel 6200 en gebruikt 5000 inclusief een nieuw elektrisch systeem. Mogelijkheid tot halfjaar proberen dan gaan de huurkosten (220 pm) van de aankoopsom af.

DBW Liesbeth: overlegd met ‘Thoes in ’t groen’ om tot eventueel samen tot aanschaf over te gaan, in deze bouwfase nog te vroeg voor hen om dit te overzien

Vergadering: is er sowieso behoefte aan in het dorp?

  • Idee Harm Snippe & Gerriet Zinger: grasstenen in plantsoen bij carbidplek

DBW Liesbeth: overleg geweest met de gemeente, de gemeente is hier geen voorstander van. Deze activiteit is 1 keer per jaar.

  • Idee Engbert de Vries: rolstoeltoegankelijke vogelkijkhut (en diverse toebehoren)

Engbert heeft in overleg met DBW inmiddels een aanvraag ingediend bij de gemeente voor MOEK. Naast een bijdrage voor de hut staat  er nog een aantal wensen op de lijst zoals het plaatsen van ‘tafels’ met een beschrijving; een richtingaanwijzer naar kikkerpoel, de te realiseren hut en boshut  Oes Plekkie en de bewijzering van de route naar beide zijden. Engbert doet ook een oproep voor publiek  om zijn presentatie voor MOEK op zaterdag 23 juni in het gemeentehuis bij te wonen.

  • Idee Dina Snippe: zet de dorpskerstboom op het dorpsplein

Dina verteld dat zij een kerstboom op het dorpsplein mist. En nu de catering van de Dennen is weggevallen de kerstavondviering wat haar betreft naar het dorpsplein kan worden verplaatst.

DBW Yvon:  licht toe dat bij de plannen voor de inrichting van het dorpsplein hier serieus naar gekeken is maar een permanente kerstboom niet in het uiteindelijk gekozen karakter van het plein past. Koos vult aan vanuit het voormalig Plaatselijk Belang dat er gekozen is voor een permanente boom in het plantsoen en raadt  er een tijdelijke neer te zetten omdat bleek dat elk jaar slechts een paar mensen bereid waren de boom te plaatsen en te verwijderen.

De vergadering geeft aan DBW mee de mogelijkheid van het plaatsen van een extra vlaggenmast  te onderzoeken en daar te zijner tijd een lichtarmatuur (boom model smal in de top, wijd uitlopend naar onder) voor aan te schaffen.

DBW Liesbeth: het afgelopen jaar heeft de carbidploeg de catering verzorgd, dat ging perfect. DBW gaat in overleg met de Tille en de carbidploeg over het komend jaar.

  • Idee Mina de Vries: nieuwe inrichting dorpshuiskamer

DBW Liesbeth: de dorpshuiskamer wordt intensief gebruikt en kan volgens een aantal bezoekers wel een opfrisbeurt gebruiken. Karel merkt op dat de dorpshuiskamer onder verantwoording valt van de stichting Tille. Dat klopt, maar dat neemt niet weg aan de Tille voor te stellen om een groepje van gebruikers en de Tille te formeren om een plan hiervoor te maken. Bovendien kan DBW behulpzaam zijn met het indienen van een aanvraag bij het Oranjefonds.

  • Idee Bertus Vrielink: hobbybeurs

DBW Liesbeth: in contact geweest met Bertus hierover. Het lijkt hem een leuk idee een Witteveense hobbybeurs te organiseren. De daarmee gemoeid gaande financiën hoeven niet al te hoog te zijn en kunnen (op basis van een begroting) waarschijnlijk uit het reguliere budget bekostigd worden. Inwoners die het organiseren van een hobbybeurs een warm hart toe dragen kunnen zich rechtstreeks wenden tot Bertus.

Met algemene stemmen wordt door de vergadering besloten het prijzengeld te besteden aan de rolstoeltoegankelijke vogelkijkhut (en diverse toebehoren).

Bespreekpunt DBW: ‘Naoberkracht’

Roos licht, gezien het tijdstip de sheet met betrekking tot de beschrijving van het  Naoberkracht project nu niet verder toe. Door DBW was al besloten een aparte bijeenkomst uit te schrijven om hier uitgebreid bij stil te staan. Uw inbreng en meedenken over de toekomst van Naoberkracht wordt erg op prijs gesteld. Ook komt de tussentijdse (1 jaar) evaluatie (zie site), de Naoberkracht omschrijving en allerlei andere facetten aan de orde.

De bijeenkomst zal gehouden worden op woensdag 6 juni om 20.00 uur in de Tille. Schrijf het vast in uw agenda. Een  drukke week, want de wandelvierdaagse zal dan ook plaatsvinden. Kim (organisatie wandelvierdaagse) denkt dat iedereen om 20.00 uur weer binnen is zodat er vergadert kan worden.

Bespreekpunt DBW: ‘Europese dorpsvernieuwingsprijs & het activeren van de dorpsview’

Roos meld de volgende zaken mbt de Europese dorpsvernieuwingsprijs:

  • Het aanmeldingsformulier voor de Europese prijs is de deur uit.
  • Het enige wat we nu weten is dat de prijsuitreiking plaats vind in Fliess (Tirol) op 20, 21 & 22 september. Een programma is nog niet bekend.
  • Er wordt vanuit DBW geen collectief vervoer of overnachting georganiseerd. Inwoners die afreizen kunnen dit t.z.t. aangeven bij de secretaris van DBW; dan kan DBW voor toegangsbewijzen zorgen. De gegevens die wij hiervoor nodig hebben zijn ook nog niet bekend.
  • Na 16 april verwachten wij te horen op welke datum de jury Witteveen bezoekt. Dit zal in de maand mei of juni plaatsvinden. Zodra de datum bekend wordt gaat deze op de site (en daarna in S&O)! Houd deze dus vanaf 17 april in de gaten, ze kunnen binnen 14 dagen op de stoep staan.
  • Inmiddels is er een groep (Sylvia K., Roel S., Paul M., Walter, Yvon, Liesbeth en Roos) die zich bezig houdt met de voorbereidingen van het bezoek.
  • We hopen dat , net als afgelopen jaar bij het jurybezoek voor de Nederlandse prijs, er weer met net zoveel enthousiasme gevlagd gaat worden en dat er veel reuring is op het dorpsplein, in de Tille etc.
  • Er zijn weer vlaggen te koop bij DBW, prijs 15,-
  • Niet alleen de datum, maar ook het programma van het jurybezoek en alle andere wetenswaardigheden staan in toeloop naar het bezoek op de site (niet eerder dan 17 april).

het activeren van de dorpsview:

Met een druk op de knop heeft Jannie de dorpsview geactiveerd. Straks helemaal fijn wanneer de glasvezel aangesloten is, je vliegt overal naartoe in het dorp en naar de plattelandsschool de Wenteling! Henk Sol, de samensteller van de view, is aanwezig en leid ons virtueel een stukje rond.

Het document dat naar de juryleden van de Europese prijsvraag is verzonden mocht geen illustraties bevatten. Door linkjes in de tekst van het document te stoppen is het mogelijk voor de juryleden om toch al ons dorp en de verschillende activiteiten te bezoeken.

Bovendien denken we dat het fijn is voor (aspirant/mogelijke) nieuwe bewoners om alvast een kijkje te nemen in ons mooie en bruisende dorp. Daarnaast kan de dorpsview gebruikt worden bij  eventuele toekomstige veranderingen.

 

  1. Rondvraag
  • Ryan maakt een compliment aan Jeannette en Mina voor de steeds weer mooie bloemstukken in de hal en dorpshuiskamer Tille. Applaus van de vergadering!
  • Koos vraagt om hulp bij het schoonmaken van het dorpsplein; er is alweer veel gebeurt maar voor het jurybezoek moet alles er weer spik en span uitzien. Opgeven bij Koos.
  • Koos probeert een aantal zaken mbt AED te stroomlijnen. Er is contact met de Broekstreek en er zal contact worden opgenomen met Nieuw Balinge. De AED’s zijn verouderd. Koos zoekt nog een vrijwilliger als mede aanspreekpunt, Matthijs meld zich hiervoor aan.

Liesbeth vraagt of er behoefte bestaat om met het thema duurzaamheid aan de slag te gaan. Als er mensen die hier eens over na willen denken, misschien in een werkgroepje, dan horen we dit graag.

  • Harry wijst in dat kader ook op het bestaan van DOEK, de duurzame variant op MOEK, nog in voorbereiding bij de gemeente.
  • Matthijs geeft aan dat er inmiddels 39 leden zijn in de what’sapp groep buurtpreventie. Er kunnen zich nog steeds mensen aanmelden. Dat kan bij de beheerders Karin, Robbert of Matthijs tel: 06 30604744 . Op vraag van Jans antwoord Matthijs dat de bordjes buurtpreventie zijn aangevraagd bij de gemeente (en hij er achteraan zal gaan).
  • Bert vraagt of Witteveen ook nieuwe plaatsnaamborden krijgt met de Nederlandse en Drentse variant? Hier is bij DBW niets over bekend en ……. Witteveen is in goed Drents…..Witteveen.

Liesbeth sluit de vergadering en nodigt iedereen uit om, ook met speciale bril, de dorpsview te bekijken!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *